Denominazione Figura / Profilo / Obiettivo OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE
Edizione 2016
Professioni NUP/ISTAT correlate
  • 4. - Impiegati
  • 4.1.1.4 - Personale di segreteria
  • 4.1.2.1 - Aiuto contabili e assimilati
Attività economiche di riferimento: ATECO 2007/ISTAT
  • 82 - Attività di supporto per le funzioni d'ufficio e altri servizi di supporto alle imprese
  • 82.11 - Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
  • 82.19 - Servizi di fotocopiatura, preparazione di documenti e altre attività di supporto specializzate per le funzioni d'ufficio
Area professionale SERVIZI COMMERCIALI
Sottoarea professionale Area comune (inclusiva dei servizi alle imprese)
Descrizione L’Operatore amministrativo-segretariale interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. La qualificazione nell’applicazione/utilizzo di metodologie di base, di strumenti e di informazioni gli consentono di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo-contabile, con competenze nella programmazione ed organizzazione di eventi e riunioni di lavoro
Livello EQF 3
Processo di lavoro caratterizzante AMMINISTRAZIONE E GESTIONE AZIENDALE
  • A - Pianificazione e organizzazione del proprio lavoro
  • B - Trattamento flussi informativi
  • C - Produzione e archiviazione elaborati e comunicati
  • D - Trattamento documenti amministrativo-contabili
  • E - Programmazione e organizzazione eventi e riunioni di lavoro
PROCESSO DI LAVORO - ATTIVITA' COMPETENZA
A - Pianificazione e organizzazione del proprio lavoro
ATTIVITA
  • Pianificazione delle fasi di lavoro assegnato
  • Preparazione strumenti, attrezzature, macchinari
  • Verifica e manutenzione ordinaria strumenti, attrezzature, macchinari
  • Predisposizione e cura degli spazi di lavoro
  • 1 - Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni
  • 2 - Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso
  • 3 - Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria
  • 4 - Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
B - Trattamento flussi informativi
ATTIVITA
  • Acquisizione e trasmissione comunicazioni in entrata e in uscita
  • Elaborazione e smistamento dati e informazioni
  • Protocollo e archiviazione documenti, posta, etc
  • Comunicazioni utenti interni ed esterni
  • 5 - Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
C - Produzione e archiviazione elaborati e comunicati
ATTIVITA
  • Produzione e sistematizzazione documenti e testi
  • Elaborazione documenti, presentazioni, tabelle, etc. quali-quantitative
  • 6 - Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
D - Trattamento documenti amministrativo-contabili
ATTIVITA
  • Acquisizione, archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili
  • Aggiornamento di schede anagrafiche e tabelle relative a clienti, fornitori, ecc
  • Compilazione cartacea ed informatica di documenti di vendita ed acquisto
  • 7 - Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
E - Programmazione e organizzazione eventi e riunioni di lavoro
ATTIVITA
  • Calendarizzazione eventi e riunioni di lavoro
  • Predisposizione spazi e attrezzature per riunioni ed eventi
  • Assistenza partecipanti e fruitori di riunioni e eventi
  • 8 - Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali
COMPETENZE TECNICO PROFESSIONALI
  • 1 - Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni
  • 2 - Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso
  • 3 - Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria
  • 4 - Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
  • 5 - Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
  • 6 - Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
  • 7 - Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
  • 8 - Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali
COMPETENZA N. 1
Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Utilizzare indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e/o istruzioni per predisporre le diverse attività
  • Applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro relativi alle peculiarità delle attività da eseguire e dell'ambiente lavorativo/organizzativo
  • Applicare modalità di pianificazione e organizzazione delle attività nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale specifiche di settore
  • Applicare metodiche e tecniche per la gestione dei tempi di lavoro
  • Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
  • Normative di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
  • Principali terminologie tecniche di settore
  • Processi e cicli di lavoro aziendali
  • Tecniche di comunicazione organizzativa
  • Tecniche di pianificazione
COMPETENZA N. 2
Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Individuare materiali, strumenti, attrezzature, macchinari per le diverse attività sulla base delle indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.)
  • Applicare procedure e tecniche di approntamento strumenti, attrezzature, macchinari
  • Metodi e tecniche di approntamento/avvio
  • Principi, meccanismi e parametri di funzionamento dei macchinari e delle apparecchiature da ufficio
  • Tipologie e caratteristiche dei principali materiali da ufficio
  • Tipologie e caratteristiche delle principali attrezzature d’ufficio
COMPETENZA N. 3
Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Applicare le tecniche di monitoraggio e verificare l’impostazione e il funzionamento di strumenti, attrezzature, macchinari
  • Adottare modalità e comportamenti per la manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchinari
  • Utilizzare metodiche per individuare eventuali anomalie di funzionamento
  • Comportamenti e pratiche nella manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchine da ufficio
  • Procedure e tecniche di monitoraggio
  • Procedure e tecniche per l'individuazione e la valutazione del malfunzionamento
COMPETENZA N. 4
Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Applicare procedure, protocolli e tecniche di igiene, pulizia e riordino degli spazi di lavoro
  • Adottare soluzioni organizzative della postazione di lavoro coerenti ai principi dell’ergonomia
  • Elementi di ergonomia
  • Procedure, protocolli, tecniche di igiene, pulizia e riordino
COMPETENZA N. 5
Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Utilizzare i mezzi per ricevere, trasmettere e smistare comunicazioni interne ed esterne all’ufficio
  • Applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti d’ufficio cartacei e/o elettronici;
  • Adottare modalità di comunicazione per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda
  • Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria
COMPETENZA N. 6
Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Applicare tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune
  • Verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati
  • Utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
  • Identificare linguaggi e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
  • Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
  • Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
  • Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria
COMPETENZA N. 7
Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
  • Applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici
  • Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di compravendita
  • Verificare la correttezza delle operazioni eseguite
  • Effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici
  • Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione
COMPETENZA N. 8
Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali
ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI
  • Individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro;
  • Predisporre ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi
  • Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro;
  • Adottare procedure per l’organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
  • Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
  • Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria