Denominazione Figura / Profilo / Obiettivo	OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE
Edizione	2016
Professioni NUP/ISTAT correlate	4. - Impiegati 4.1.1.4 - Personale di segreteria 4.1.2.1 - Aiuto contabili e assimilati
Attività economiche di riferimento: ATECO 2007/ISTAT	82 - Attività di supporto per le funzioni d'ufficio e altri servizi di supporto alle imprese 82.11 - Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio 82.19 - Servizi di fotocopiatura, preparazione di documenti e altre attività di supporto specializzate per le funzioni d'ufficio
Area professionale	SERVIZI COMMERCIALI
Sottoarea professionale	Area comune (inclusiva dei servizi alle imprese)
Descrizione	L’Operatore amministrativo-segretariale interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. La qualificazione nell’applicazione/utilizzo di metodologie di base, di strumenti e di informazioni gli consentono di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo-contabile, con competenze nella programmazione ed organizzazione di eventi e riunioni di lavoro
Livello EQF	3
Processo di lavoro caratterizzante	AMMINISTRAZIONE E GESTIONE AZIENDALE A - Pianificazione e organizzazione del proprio lavoro B - Trattamento flussi informativi C - Produzione e archiviazione elaborati e comunicati D - Trattamento documenti amministrativo-contabili E - Programmazione e organizzazione eventi e riunioni di lavoro

PROCESSO DI LAVORO - ATTIVITA'	COMPETENZA
A - Pianificazione e organizzazione del proprio lavoro ATTIVITA Pianificazione delle fasi di lavoro assegnato Preparazione strumenti, attrezzature, macchinari Verifica e manutenzione ordinaria strumenti, attrezzature, macchinari Predisposizione e cura degli spazi di lavoro	1 - Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni 2 - Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso 3 - Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria 4 - Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
B - Trattamento flussi informativi ATTIVITA Acquisizione e trasmissione comunicazioni in entrata e in uscita Elaborazione e smistamento dati e informazioni Protocollo e archiviazione documenti, posta, etc Comunicazioni utenti interni ed esterni	5 - Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
C - Produzione e archiviazione elaborati e comunicati ATTIVITA Produzione e sistematizzazione documenti e testi Elaborazione documenti, presentazioni, tabelle, etc. quali-quantitative	6 - Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
D - Trattamento documenti amministrativo-contabili ATTIVITA Acquisizione, archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili Aggiornamento di schede anagrafiche e tabelle relative a clienti, fornitori, ecc Compilazione cartacea ed informatica di documenti di vendita ed acquisto	7 - Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
E - Programmazione e organizzazione eventi e riunioni di lavoro ATTIVITA Calendarizzazione eventi e riunioni di lavoro Predisposizione spazi e attrezzature per riunioni ed eventi Assistenza partecipanti e fruitori di riunioni e eventi	8 - Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali

COMPETENZE TECNICO PROFESSIONALI

1 - Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni 2 - Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso 3 - Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria 4 - Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali 5 - Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile 6 - Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica 7 - Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili 8 - Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali

COMPETENZA N. 1

Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Utilizzare indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e/o istruzioni per predisporre le diverse attività Applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro relativi alle peculiarità delle attività da eseguire e dell'ambiente lavorativo/organizzativo Applicare modalità di pianificazione e organizzazione delle attività nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale specifiche di settore Applicare metodiche e tecniche per la gestione dei tempi di lavoro Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato Normative di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore Principali terminologie tecniche di settore Processi e cicli di lavoro aziendali Tecniche di comunicazione organizzativa Tecniche di pianificazione

COMPETENZA N. 2

Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Individuare materiali, strumenti, attrezzature, macchinari per le diverse attività sulla base delle indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) Applicare procedure e tecniche di approntamento strumenti, attrezzature, macchinari Metodi e tecniche di approntamento/avvio Principi, meccanismi e parametri di funzionamento dei macchinari e delle apparecchiature da ufficio Tipologie e caratteristiche dei principali materiali da ufficio Tipologie e caratteristiche delle principali attrezzature d’ufficio

COMPETENZA N. 3

Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Applicare le tecniche di monitoraggio e verificare l’impostazione e il funzionamento di strumenti, attrezzature, macchinari Adottare modalità e comportamenti per la manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchinari Utilizzare metodiche per individuare eventuali anomalie di funzionamento Comportamenti e pratiche nella manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchine da ufficio Procedure e tecniche di monitoraggio Procedure e tecniche per l'individuazione e la valutazione del malfunzionamento

COMPETENZA N. 4

Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Applicare procedure, protocolli e tecniche di igiene, pulizia e riordino degli spazi di lavoro Adottare soluzioni organizzative della postazione di lavoro coerenti ai principi dell’ergonomia Elementi di ergonomia Procedure, protocolli, tecniche di igiene, pulizia e riordino

COMPETENZA N. 5

Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Utilizzare i mezzi per ricevere, trasmettere e smistare comunicazioni interne ed esterne all’ufficio Applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti d’ufficio cartacei e/o elettronici; Adottare modalità di comunicazione per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria

COMPETENZA N. 6

Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Applicare tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune Verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati Utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni Identificare linguaggi e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria

COMPETENZA N. 7

Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione Applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di compravendita Verificare la correttezza delle operazioni eseguite Effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione

COMPETENZA N. 8

Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali ABILITA' MINIME CONOSCENZE ESSENZIALI Individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro; Predisporre ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro; Adottare procedure per l’organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria